สร้างได้หรือปล่อยให้เป็นไป
องค์กรของท่านเป็นแบบนี้ไหมคะ บันทึกเชิญประชุม เวลา 09.30 แต่ 09.45 ผู้เข้าประชุมเพิ่งจะเคลื่อนย้ายกายเพื่อไปห้องประชุม เดินนวยนาด เนิบนาบ แวะทักเพื่อน ๆ ตามทางผ่าน เข้าห้องน้ำอีกหน่อย กว่าจะเข้าห้องประชุมก็ ปาเข้าไป 10.00 น. ปรากฏว่าเข้าห้องประชุมเป็นคนแรก ๆ ประธานในที่ประชุมก็ยังไม่มา นั่งเล่นลั๊ลลาให้เสียเวลาทำงานทำการกันไป หากใกล้ประธานจะมา เลขาประธานที่ประชุมจะโทรบอกบรรดาผู้ใหญ่ ท่านๆ เหล่านั้นจะเข้าก่อนประธานแบบเส้นยาแดงผ่าแปด พอประธานเข้ามาตอน 10.30 ประชุมยังไม่ทันได้เรื่อง 12.00 ประธานมีประชุมต่องานอื่น เรื่องที่ยังประชุมไม่เสร็จก็ยกยอดไปประชุมครั้งต่อไป เป็นแบบนี้ทุก ๆ ประชุม ปฏิบัติกันจนฝังรากลึกลงในองค์กร มาสาย รอนาย ประชุมนานและไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นในหลาย ๆ ที่ เรามักเรียกกันว่า วัฒนธรรมองค์กร ซึ่งคงไม่ถูกต้องเสียทีเดียวนัก เนื่องจาก “วัฒนธรรม น. สิ่งที่ทำความเจริญงอกงามให้แก่หมู่คณะ” แต่บางเรื่องไม่ใช่เรื่องที่ดี ไม่ก่อให้เกิดความเจริญงอกงาม ก็ไม่น่าเรียกว่าวัฒนธรรม
อีกเรื่องที่ทำให้เราเห็นชัดเจนเกี่ยวกับพฤติกรรมของคนในองค์กรที่ทำตามอย่างกันมา และคาดว่าจะทำตามอย่างกันไปโดยไม่มีเหตุผลชัดเจนอย่างเรื่องที่ผู้เขียนเคยอ่านในอินเทอร์เน็ต “ลิงในห้องแคบ” ที่ผู้ทดลองได้นำลิง 5 ตัวไว้ในห้องสี่เหลี่ยมที่มีกล้วยหอมใบใหญ่แขวนไว้กลางห้อง วิธีเดียวที่จะไปถึงกล้วยหอมนั้นได้ก็ด้วยการปีนบันไดที่ตั้งไว้ แต่เมื่อใดก็ตามที่ลิงตัวใดตัวหนึ่งเหยียบบันไดขั้นแรก ก็จะมีท่อฉีดน้ำเย็นจัดไปทั่วห้องจนลิงทุกตัวหนาวสั่น สุดท้าย…ไม่มีลิงตัวใดอยากปีนบันไดอีก จากนั้นเอาลิงตัวที่ 6 เข้าไปในห้องแทนลิงตัวหนึ่ง วินาทีแรกที่มันเห็นกล้วยหอม มันก็รีบถลาเข้าหาบันได แต่ก็ถูกสกัดกั้นอย่างโหดร้ายบ้าเลือดจากลิงที่อยู่ในกรงมาก่อน จนลิงน้องใหม่ไม่กล้าเข้าไปใกล้บันไดอีก และเมื่อนำลิงตัวที่ 7 ไปแทนที่ลิงเก่าอีกตัวหนึ่ง เหตุการซ้ำเดิมก็เกิดขึ้นลิงตัวที่ 7 พยายามวิ่งขึ้นบันได เพื่อจะไปกินกล้วยหอม ก็ถูกลิงที่อยู่มาก่อนรุมกัดรวมทั้งลิงตัวที่ 6 ที่เพิ่งเข้าไปอยู่ใหม่ด้วยแถมยังเกรี้ยวกราดมากกว่าตัวอื่น ทั้งที่ตัวมันเองก็ยังไม่รู้เหตุผลว่าทําไมการปีนบันไดเป็นสิ่งต้องห้าม และทําไมลิงชุดเก่าจึงต้องกลัวบันไดกันขนาดนั้นแต่มันก็ยินดีผสมโรงสหบาทาไปกับเขาด้วย
เรื่องไม่ดีที่เกิดขึ้นและสั่งสมกันมาจนเป็นพฤติกรรมไม่พึงประสงค์ขององ์กรแล้ว เราควรจะทำอย่างไรให้มันหายไป ลองพิจารณากรณีตัวอย่างที่ผู้เขียนรวบรวมมาให้ท่านผู้อ่านกันค่ะ
ที่มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง เมื่อถึงช่วงเวลาเปลี่ยนคาบ บรรดานักศึกษาจำนวนมากก็กรูเกรียวกันมาแย่งกันขึ้นลิฟต์จนบางครั้งถึงขั้นทะเลาะวิวาท หากนักศึกษาต้องเข้าเรียนในชั่วโมงที่อาจารย์เคร่งครัดต่อเวลาเข้าห้องเรียนถึงขนาดทะเลาะกัน ส่งเสียงดังเสียภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัย ทางมหาวิทยาลัยพยายามแก้ไขในขั้นต้นด้วยการติดป้ายให้ผู้ใช้ลิฟต์เข้าแถว แต่ก็ไม่เห็นผล ต่อมาก็พยายามหาแนวทางในการสร้างนิสัยที่พึงประสงค์ของนักศึกษา คือการเข้าแถว โดยใช้ “หน้าม้า” ก่อนเวลาเลิก
คาบเรียนในช่วงเร่งด่วนจะส่งหน้าม้าจำนวนหนึ่งมาเข้าแถวต่อกัน เมื่อนักศึกษาเดินมาเห็นคนเข้าแถวรอหน้าลิฟต์ ก็จะยอมเข้าแถวต่อแต่โดยดี มีหน้าม้าลักษณะนี้อยู่ระยะเวลาหนึ่ง จนกระทั่งแม้ไม่มีหน้าม้า นักศึกษาก็เข้าแถวรอลิฟต์กันอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย หลังจากนั้น การเข้าแถวเพื่อรอใช้ลิฟต์ก็กลายเป็นพฤติกรรมที่ส่งต่อจากรุ่นพี่ สู่รุ่นน้องและเป็นวัฒนธรรมองค์กรในที่สุด
มีบริษัทใหญ่แห่งหนึ่ง ต้องการลดการใช้กระดาษโดยการเปลี่ยนช่องทางสื่อสารจากจดหมาย บันทึกเวียนภายในองค์กรมาเป็นการใช้อีเมลแต่พยายามเท่าไหร่ก็ไม่ได้ผล ไม่ว่าจะมีรางวัลจูงใจ ก็จะมีพนักงานบางกลุ่มที่ยังพอใจกับการใช้กระดาษอยู่ ซึ่งทำให้การใช้เทคโนโลยีในองค์กรที่ลงทุนไปจำนวนมากไม่ประสบผลสำเร็จ และเมื่อค้นหาสาเหตุลงไปลึก ๆ คนที่เรียกร้องกระดาษเป็นผู้บริหารแทบทั้งสิ้น เนื่องจากบรรดาผู้บริหารหลายท่านไม่ยอมเรียนรู้วิธีการใช้อีเมล มองว่าไม่สะดวก และบางคนให้เลขานุการเป็นผู้เช็คเมลของตน ทั้ง ๆ ที่บริษัทมีระเบียบห้ามการเช็คอีเมลแทนกัน เมื่อCEO ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ท่านใช้วิธีการส่งอีเมลเชิญผู้บริหารประชุม และท่านเป็นคนส่งด้วยตัวเอง เมื่อถึงเวลาประชุมก็เดินเข้าห้องประชุมนั่งเป็นประธาน ทำแบบนี้ซ้ำ ๆ กันอยู่ 2-3 ครั้ง ทำให้ผู้บริหารท่านอื่น ๆ ตื่นตัว และหันมาใช้อีเมลติดต่อกันมากขึ้น เมื่อผู้บริหารท่านอื่น ๆ ใช้อีเมลเป็นประจำและเห็นความสะดวกสบายที่ได้รับ รวมถึงประโยชน์ที่หลากหลายมากกว่าการติดต่อผ่านกระดาษ ก็สามารถเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้อีเมลติดต่อกันเพียงอย่างเดียวและสามารถลดกระดาษที่ใช้สำหรับการเวียนเอกสารภายในองค์กรลงได้
ยังมีตัวอย่างการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมพนักงานให้เป็นพฤติกรรมที่พึงประสงค์และสั่งสมจนเป็นวัฒนธรรมองค์กรอีกหลายวิธีค่ะ แต่พื้นที่หมดเสียแล้ว ต่อกันในสัปดาห์หน้าค่ะ
PDF No related posts.
Comments are closed.
