เมื่อเกิดวิกฤตการณ์ องค์กรจะทำอย่างไรให้เสียหายน้อยที่สุด

จากอุทกภัยครั้งใหญ่ของไทย ส่งผลให้ นิคมอุตสาหกรรมและสวนอุตสาหกรรมในเขตจังหวัดพระนครศรีอยุธยา เต็มเปี่ยมไปด้วยน้ำทุกแห่ง

สหรัตนนคร  โรจนะ  บ้านหว้า(ไฮเทค) บางปะอิน   แฟคทอรี่แลนด์  (ข้อมูล ณ วันที่ 16 ตุลาคม 2554) ส่งผลให้เงินลงทุนรวมประมาณ 200,000 ล้านและทำให้แรงงานกว่า 200,000 คนเคว้งคว้าง  ถึงแม้จะมีประกันภัย  แต่ก็ทำให้ผู้ประกอบการสูญเสียโอกาส  ผู้ประกอบการหลายแห่งที่มิได้ถูกน้ำท่วมกลับต้องหยุดการผลิตไปด้วยเนื่องจากไม่มีชิ้นส่วนที่ใช้ในการผลิต  เพราะผู้ผลิตชิ้นส่วนถูกน้ำท่วมไปเสียแล้ว

แล้ววิธีใดที่จะทำให้องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นให้น้อยที่สุด  ก็คงไม่พ้นการปฏิบัติตัวตาม พุทธวจนะ “การยังตนอยู่ในความไม่ประมาท“  ทำให้ผู้เขียนนึกถึงการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ(BCM – Business Continuity Management) ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลจากสถาบัน BSI คือมาตรฐาน BS25999 ซึ่งเราอาศัยแนวทางนี้มาประยุกต์ใช้กันอย่างแพร่หลายค่ะ

การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจหรือ BCM – Business Continuity Management เป็นมาตรฐานการบริหารจัดการดำเนินธุรกิจให้เป็นได้อย่างต่อเนื่องแม้ในยามไม่ปกติ หรืออยู่ในภาวะวิกฤต  ซึ่งจำเป็นต้องมีการวางแผน  กำหนดแนวทางการดำเนินงานไว้ก่อนหน้าจะเกิดเหตุการณ์จริงขึ้น  เพื่อให้องค์กรสามารถฟื้นกลับสู่สภาพปกติอย่างรวดเร็วภายหลังจากเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้ธุรกิจสะดุด  และมีวิธีการในการกอบกู้ธุรกิจจนสามารถดำเนินธุรกิจหลักต่อไปได้หลังจากเกิดเหตุ เช่น หากเกิดเพลิงไหม้ที่อาคารสำนักงาน  นอกจากการอพยพหนีไฟแล้ว  ผู้ที่ดูแลเรื่อง BCM  ก็จะต้องดำเนินการตั้งสำนักงานสำรองเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักย้ายไปทำงานที่สำนักงานสำรองและมีระบบงานที่รองรับการดำเนินธุรกิจหลักดังกล่าวได้อย่างต่อเนื่อง

มีคำถามเบื้องต้นเพื่อประเมินองค์กรของท่านว่า จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องมีแผนการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ  โดยท่านสามารถอ่านได้ที่นี่

หากองค์กรของท่านตัดสินใจที่จะให้มี BCM แล้วล่ะก็  ควรเริ่มต้นที่ ผู้บริหารก่อนเลยค่ะ  เนื่องจากผู้บริหารจะต้องกำหนดนโยบาย  ให้สตางค์ในการทำงาน รวมถึงติดตามให้เกิดผล BCM ก็เช่นกันค่ะ  เริ่มที่ผู้บริหาร  โดยมากมักจะตั้งคณะทำงานที่มาจากหน่วยงานสำคัญในองค์กรและให้รายงานต่อผู้บริหาร

เมื่อได้รับไฟเขียวจากผู้บริหารแล้วคณะทำงานก็ต้องประเมินความเสี่ยงที่ธุรกิจหลักจะชะงักจากเหตุต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงการประเมินความเสียหายที่เกิดจากการหยุดชะงักดังกล่าวทั้งทางด้าน การเงิน  ความน่าเชื่อถือ  ชื่อเสียงองค์กร กฎหมายที่เกี่ยวข้อง และต้องจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้สามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมในกรณีเกิดวิกฤติขึ้น

 

คณะทำงานจะต้องกำหนดเป้าหมายว่า การกลับสู่สภาพการดำเนินการปกติควรใช้ระยะเวลาใด  และการกลับสู่สภาพการดำเนินการปกติดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามลำดับความสำคัญที่ได้จัดไว้  รวมถึงการยอมรับความเสียหายที่เกิดจากการกู้คืนระบบงาน เนื่องจาก อาจมีข้อมูลบางส่วนสูญหาย รวมถึงกำหนดความเสียหายที่ยอมรับได้  ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวว่าจะต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหาร

เพื่อให้ BCM เป็นไปอย่างเรียบร้อย คณะทำงานก็ควรดำเนินการให้มีแผนรองรับเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องที่เรียกกันว่า BCP – Business continuity plan ที่เป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับการอนุมัติจากผู้บริหาร  ซึ่ง BCP ดังกล่าวจะต้องครอบคลุมกิจกรรมสำคัญของธุรกิจหลัก  รวมถึงระบบงานสำคัญต่าง ๆ  โดยกำหนดให้เหมาะสมกับขนาดองค์กร และกำหนดให้ครอบคลุมในทุกสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น  รวมถึงกรณีเกิดเหตุเป็นเวลานาน โดยทั่วไป BCP ควรมีรายละเอียดของขั้นตอนการปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ  วิธีการและช่องทางการสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง  ทรัพยากรจำเป็นที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงาน  การจัดตั้งศูนย์ปฏิบัติงานสำรอง หรือแนวทางอื่น ๆ ที่สามารถให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้น การสื่อสารกับองค์อื่นอื่น ๆ ทั้งลูกค้า  คู่ค้า และหน่วยงานราชการก็เป็นสิ่งสำคัญที่ควรกำหนดไว้ใน BCP เช่นกัน

เมื่อเรามี BCP  เราก็ต้องซักซ้อมตามแผนที่ได้วางไว้ค่ะ  ทั้งการนำแผนฯมาซักซ้อมกันบนโต๊ะ  การซักซ้อมในสถานการณ์จำลอง(ที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้นจริง)  โดยการซักซ้อมควรทำอย่างสม่ำเสมอปีละ 1 ครั้ง และองค์กรต้องกำหนดขอบเขตและทำให้มั่นใจว่า หากเกิดเหตุขึ้นจริง องค์กรสามารถดำเนินการตามแผนงานที่วางไว้ได้

บริษัทควรจัดให้มีการอบรมและประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับ BCP แก่ผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกอย่างสม่ำเสมอ พร้อมทั้งต้องทดสอบ BCP ให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงในปัจจุบัน โดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบทุกระดับต้องมีส่วนร่วมในการทดสอบ และจัดให้มีการทดสอบ BCP ของงานที่สำคัญอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ โดยบริษัทควรกำหนดขอบเขตการทดสอบให้เพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทสามารถดำเนินงานตาม BCP ได้อย่างถูกต้อง ได้ผลตามที่คาดหวังไว้   และเพื่อให้มั่นใจได้ว่าทำได้จริง ควรจัดให้มีผู้ประเมินประสิทธิภาพของ BCP ด้วยนะคะ

อ๊ะ ๆ อย่าลืมปรับปรุง BCP เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่มีนับสำคัญต่อองค์กรด้วยนะคะ

สวัสดีค่ะ ^_^

Related posts:

  1. Business Intelligent Business Intelligent รายการ S Magazine ช่วง Management Corner ดร.กิตติพันธ์ คงสวัสดิ์เกียรติ...
  2. Change Management ตอนที่ 1 Change Management ตอนที่ 1 รายการ Suranand Live ช่วง Management Conner...
  3. Change Management ตอนที่ 2 Change Management ตอนที่ 1 รายการ Suranand Live ช่วง Management Conner...

Share this story

Comments are closed.

Copyright © 2012 Bangkok Voice News, Blog and Internet TV. All rights reserved.Top