เครื่องมือพื้นฐานสุดของ HR: Job Description

เครื่องมือพื้นฐานสุดของ HR: Job Description

คราวที่แล้วทิ้งท้ายไว้ว่า เราจะคุยกันเรื่องเครื่องมือ HR ทีละประเภท วันนี้เรามาแลกเปลี่ยนกันค่ะว่าการทำ JD ที่ดี ใช้งานได้จริงและเป็นที่ยอมรับของผู้ดำรงตำแหน่งและผู้บังคับบัญชา เขาทำกันอย่างไร

Job Description (JD) หรือใบพรรณนางาน เป็นเครื่องมือพื้นฐานสุด ๆ ของ HR เขา จะจัดทำ JD ได้ต้องพิจารณาตั้งแต่ ภารกิจและกลยุทธ์ ขององค์กร  การกำหนดภารกิจของแต่ละหน่วยงาน  หลังจากนั้นถึงจะเป็นการกำหนดภารกิจของตำแหน่งงาน  Job Description ที่ดีนั้น ต้องใช้กระบวนการการมีส่วนร่วมของผู้ดำรงตำแหน่ง  เพื่อให้เกิดการยอมรับระหว่างพนักงานและผู้บังคับบัญชา หากทำ JD  ผ่านกระบวนการการมีส่วนร่วมจะได้รับการยอมรับจากเจ้าของตำแหน่งและผู้บังคับบัญชา  ได้รับข้อมูลที่มีคุณค่า และนำไปสู่การจัดทำเครื่องมืออื่น ๆ ของ HR  ที่สะดวกและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

หลายท่านคงเริ่มงง ๆ ว่า ทำไมต้องใช้กระบวนการการมีส่วนร่วมด้วยล่ะ  ก็เขียน ๆ ส่ง ๆ ไป เวลานายใช้งานเรา ก็ไม่เห็นจะใช้ตรงตาม JD เลยนี่นา   เพราะไม่ได้คุยกันนี่แหละค่ะ ทำให้นายใช้งานลูกน้องมั่วไปหมด เชื่อไหมคะว่า ดิฉันลองถามเพื่อนพนักงานบางท่านว่า งานหลักของเขาคืออะไร เขาตอบไม่ได้ค่ะ เขารู้แต่ว่าต้องทำงานตามที่นายสั่ง แต่เขาไม่ทราบเลยว่า ตำแหน่งเขามีความสำคัญอย่างไร ต้องส่งมอบอะไรให้กับองค์กรบ้าง แม้แต่งานที่ทำยังไม่รู้ ฉะนั้น เขาจะพัฒนางานให้ตอบสนองความต้องการขององค์กรในสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วได้อย่างไร

JD เป็นเครื่องมือที่ระบุว่า ตำแหน่งงานนั้นๆ มีภาระหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่องใด มีขอบเขตแค่ไหน งานชิ้นเดียวกัน แต่ละตำแหน่งมีความเกี่ยวพันกับงานชิ้นนั้นต่างกัน เหมือนกับการทำโต๊ะสักตัว เราเลื่อยไม้เป็นรูปทรง เพื่อนก็ใช้กระดาษทรายขัดไม้ให้เรียบ อีกคนประกอบให้เป็นโต๊ะ อีกคนทาสี อีกคนลงแลคเกอร์ นายทำหน้าที่กำกับดูแลและควบคุมคุณภาพงาน จะเห็นได้ว่าเรามีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน แต่ทุกคนต้องรู้ว่า ส่วนงานของเรามีหน้าที่ผลิตโต๊ะที่มีคุณภาพ เพื่อส่งมอบให้ลูกค้า

การทำโต๊ะสักตัว JD จะเป็นแบบไหนล่ะ ถ้าองค์กรได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO ก็อาจจะต้องะบุความรับผิดชอบตามระบบ ISO ลงไปด้วย ว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีหน้าที่ในระบบ ISO อย่างไร เป็นแค่ผู้ปฏิบัติตามนโยบาย หรือมีหน้าที่อื่นนอกเหนือจากนั้น JD บางแห่งยังนำภารกิจของพนักงานมาจัดทำดัชนีชี้วัดเพื่อใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานด้วย พนักงานเลื่อยก็จะถูกกำหนดให้ต้องทำงานภายใต้ตัวชี้วัดเรื่องความเร็วในการเลื่อยไม้ต่อวัน   จำนวนไม้ที่เสียหายจากการผลิต   จำนวนใบเลื่อยสิ้นเปลืองที่ใช้

บางองค์กรระบุมากกว่านั้น  คนที่ทำหน้าที่ที่แตกต่างกันก็ควรมีความรู้  ทักษะที่แตกต่างกันด้วย  ฉะนั้นจึงระบุ  Competency ของตำแหน่งหรือ Proficiency Level ของตำแหน่งนั้น ๆ เพิ่มเข้าไป หรืออยากสะดวกกว่านั้น HR อาจจะกำหนดให้ระบุถึงคุณสมบัติขั้นต่ำของตำแหน่ง (Job Specification) สำหรับการสรรหา คัดเลือกพนักงาน   ด้วยว่า ในตำแหน่งงานนี้ ถ้า HR ต้องหาพนักงานให้ เขาควรจะหาคนลักษณะใด เพื่อมาทำหน้าที่นี้

โดยปกติ องค์กรมี JD ของตำแหน่งอยู่แล้ว  แต่ก็ควรให้พนักงานได้ลองเขียน JD ของเขาขึ้นมาเอง แทนที่จะยื่น JD มาตรฐานของตำแหน่งใส่มือเขา  เพราะ JD คืองานที่เขาต้องทำ ฉะนั้น เขาในฐานะผู้ดำรงตำแหน่ง ควรทราบว่า งานที่เขาทำนั้น  องค์กรต้องกอะไรจากเขา  เขาจะทำงานให้ดีได้อย่างไร  และจะใช้อะไรชี้วัด บ่อยครั้งเราพบว่า พนักงานกับนาย คิดไม่เหมือนกัน  การพูดคุย จะทำให้ พนักงานเข้าใจนายว่า  นายคาดหวังผลงานอะไร  และ นายก็เข้าใจพนักงานว่า พนักงานมองงานในความรับผิดชอบเป็นอย่างไร  การทำความเข้าใจในขอบเขตความรับผิดชอบของงานจะทำให้ เราได้ JD ที่เป็นที่ยอมรับของผู้บังคับบัญชาและพนักงานในที่สุดค่ะ

เป็นอย่างไรบ้างคะ  แค่เครื่องมือแรกของ HR ก็อาจทำให้หลายคนเริ่มเกิดอาการ อึน ๆ มึน ๆ กันขึ้นมาบ้าง  ยังมีเครื่องมืออีกหลายชนิดที่องค์กรนำมาใช้กับพวกเรา เมื่อมีเครื่องมือมาให้ใช้ เราก็ต้องทำความเข้าใจกับมัน  ใช้มันให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับเราและเพื่อนพนักงาน

ท่านไหนอยากแลกเปลี่ยน  เรียนเชิญที่ Facebook page ของ S’ Magazine : http://bit.ly/s-magazine หรือ twitter @supamas ได้นะคะ พบกันใหม่สัปดาห์หน้าค่ะ ช่วงนี้อากาศเปลี่ยนแปลงอย่าลืมรักษาสุขภาพด้วยนะคะ (เจ้านายของท่านฝากบอกมาค่ะ ^_^)

 

S Office by @supamas, S Magazine Issue 44 December 22-28, 2011

 

Related posts:

  1. อัญชลี จงคดีกิจ “ชมสวน” ตอนที่ 2 รายการคุยกันวันเสาร์ กับ สุรนันทน์ เวชชาชีวะ ช่วง Saturday Talk สัมภาษณ์ คุณอัญชลี จงคดีกิจ...
  2. หัวหน้างานกับความเข้าใจเรื่องเครื่องมือ HR (1) “พี่ ๆ อย่าลืมประเมินค่างานลูกน้องพี่ในระบบมาให้หนูด้วยนะคะ ขาดอีกไม่กี่หน่วยงานเอง หนูต้องเอามาทำ Balance ก่อนเสนอนาย” HR ที่สนิทกันโทรมาด้วยน้ำเสียงออดอ้อน “เฮ๊ย...
  3. อัญชลี จงคดีกิจ “ชมสวน” ตอนที่ 1 [youtube XTyvhChXVkw] รายการคุยกันวันเสาร์ กับ สุรนันทน์ เวชชาชีวะ ช่วง Saturday Talk สัมภาษณ์ คุณอัญชลี...
  4. Buttery by Patty รายการคุยกันวันเสาร์ กับ สุรนันทน์ เวชชาชีวะ ช่วง Style Unlimited ร่วมกับ คุณก็อต ณัฐกฤตา...
  5. พาที สารสิน – ปิยะ ยอดมณี Nok Air ตอนที่ 1 รายการคุยกันวันเสาร์ กับ สุรนันทน์ เวชชาชีวะ ช่วง Saturday Talk สัมภาษณ์ คุณพาที สารสิน...

Share this story

Comments are closed.

Copyright © 2012 Bangkok Voice News, Blog and Internet TV. All rights reserved.Top